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“커피 한 잔 하실래요?” 언젠가부터 이 말은 상대방에게 반가움과 위로를 전하는 하나의 방식이 된 것 같아요. 피곤한 오후 시간을 견뎌내는 팀원들에게, 다른 회사 직원이 방문했을 때, 또 우리 매장을 찾아 준 고객에게 우리는 커피 한 잔을 권하곤 하는데요. 그러다 보니 우리가 하루 일과 중에 가장 많이 듣고, 또 하는 말이 된 것 같아요. 거기다 요즘엔 워낙 맛있는 커피를 내리는 카페가 많잖아요. 그래서 카페에 커피를 주문해서 직원이나 손님에게 대접하는 경우도 참 많은데요. 이럴 때 머릿속을 스치는 궁금증 한 가지. ‘대체 경비 처리를 어떻게 해야 할까?’ 커피 한 잔을 주문하기 전에, 이 경비 처리 문제부터 속 시원히 알아봐야 겠어요.

Situation 1. 회사가 자사 직원들에게 아메리카노를 한 잔 씩 제공했다면?

과중한 업무에 시달리는 직원들을 보며, 사장님은 생각해요. ‘우리 직원들 힘 좀 나게 아메리카노 한 잔 씩 돌려야겠어!’ 그렇지 않아도 카페인 수혈이 필요하던 차에 환호하는 직원들. 하지만 얼굴이 창백하게 굳어가는 이가 있었으니 바로 재무회계팀 신입사원 A씨.

하지만 걱정할 필요가 전혀 없어요. 직원들의 ‘복리 증진’을 위한 ‘비용’은 원칙적으로 금액에 제한 없이 전액 ‘손금’으로 ‘인정’되거든요. 그래서 회계 처리는 ‘복리 후생비’로 하면 되는데요. 아무리 직원이 많아도, 커피가 비싸도 고민 하지 않아도 돼요. 세법상 별도의 한도가 없거든요.

그리고 요즘엔 사무실마다 ‘간식’을 비치하는 경우도 많은데요. 이런 간식비도 ‘직원’들의 ‘사기 진작’과 ‘편의’를 위해 비용을 지출했다면 ‘복리후생비’로 처리하면 돼요. 뿐만 아니라 회식비, 야근 식대비, 휴게실 비품 등의 비용도 모두 ‘복리후생비’에 해당하고요. 이런 복리후생비는 부가가치세 공제도 가능해요. 하지만 복리후생비라는 걸, 확실히 ‘기록’으로 남겨서 증빙해야 겠죠? ‘신용카드 매출전표’나 ‘현금영수증’ 등 ‘적격증빙’을 반드시 갖추어야 한다는 걸 명심해야 겠어요.

그런데! 회사 안에 ‘프리랜서’도 근무하는 경우도 있잖아요. 프리랜서라 해도, 한 공간에서 같이 일하는 사람이니 커피를 제공할 수 있는데요. 프리랜서는 직원으로 인정되지 않기 때문에, ‘복리후생비’가 아니라, ‘업무추진비’로 처리해야 해요.

Situation 2. 우리 회사에 방문한 손님 혹은 고객에게 아메리카노를 대접했다면?

우리 회사를 방문한 손님에게 커피 한 잔을 건네는 건, 예의죠? 그런데 이 때 정확히 알고 있어야 해요. 업무와 관련하여 거래처나 고객 등에게 지출하는 비용은 ‘업무추진비’로 분류돼요. 그래서 세법 상 한도가 정해져 있죠. 이 한도를 초과하는 금액은 비용으로 인정되지 않기 때문에, 법인세 또는 소득세가 더 부과될 수 있어요.

업무추진비 한도는 기업의 형태에 따라 다른데요. 중소기업은 연 3,600만 원, 일반 기업은 연 1,200만 원이예요. 여기에 매출액 별 추가 한도를 더해 계산하게 되죠. 그리고 한 건당 3만 원을 초과했다면, 반드시 신용카드, 현금영수증, 세금 계산서 등의 ‘적격증빙’을 갖춰야 하고요.

그런데 이 때, ‘법인 카드’를 사용해야 한다는 걸 잊으면 안돼요. ‘개인 카드’로 ‘결제’한 ‘업무추진비’는 원칙적으로 비용으로 인정받기 어렵거든요. 커피 한 잔 뿐만 아니라 거래처 접대를 위해 ‘명절 선물’ 이나 ‘식사 대접’ 등 업무 관계를 원활하게 하기 위해 사용되는 비용은 ‘업무추진비’에  속하는데요. 간혹가다 고객사의 경조사에 가야 할 경우도 생기잖아요. 그러면 부조금이나 축의금을 내게 되고요. 이럴 때는 ‘건당 20만 원’까지 ‘비용’으로 인정돼요. 경조사비는 청첩장, 부고장 등으로 증빙이 가능하니 꼭 잘 챙겨 둬야겠죠.

✔ 가상 시뮬레이션으로 알아볼까요?

그럼, 구체적인 예를 들어서 한 번 알아볼게요. ‘조세통람’에 중요한 회의가 있어요. ‘자사 직원 10명’과 ‘거래처 직원 5명’이 함께 하는 자리죠. 15명에게 4천 원 짜리 아메리카노를 카페에서 구입해 제공하려고 해요. 이런 경우에 회계 처리는 어떻게 해야 할까요? 전부 복리후생비로? 아니면 업무추진비로? 이럴 때는 지출의 목적에 따라 ‘복리후생비’와 ‘업무추진비’로 각각 나누어 처리하면 돼요. 자사 직원 10명의 커피 값 4만 원은 복리후생비로, 거래처 직원 5명의 커피 값 2만 원은 업무추진비로 회계 처리를 하면 되는 거죠.

그런데 여기서 한 가지! 법인 카드로 커피 값 6만 원을 한 번에 모두 결제했다면요. 당황하지 말고, 내부 회계 전표에 ‘직원용 40,000원(복리후생비)’, ‘거래처용 20,000원(업무추진비)’라고 명확하게 구분하여 기록하고요. 회의록, 방문 기록 등의 관련 증빙을 첨부하면 돼요. 하지만 가능하면 분리해서 결제하고, 영수증을 각각 따로 받아 둔다면 헷갈릴 위험도 더 줄어들겠죠?
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Situation 3. 저는 비영리 법인에 다녀요!

일반 기업 이외에 ‘비영리 법인’ 같은 단체에 근무하는 경우도 있으실 텐데요. 이런 비영리 법인은 ‘수익사업의 유무’에 따라 비용 구분을 할 필요가 있어요. 보통 ‘비영리법인’이라면 수익 사업과는 관계가 없다고 떠올리기 쉬운데요. 비영리 법인도 설립 목적에 맞게 제한적으로 수익 사업을 할 수 있어요. 수익 사업을 하는 경우라면, 수익 사업과 관련된 인력 및 비용은 ‘수익사업 비용’으로 처리하면 되는데요.

만약 수익 사업을 한다면, 직원의 커피 값은 복리후생비에 속하고요. ‘수익사업 비용’으로 처리하면 돼요. 그리고 수익 사업과 관련된 방문객에게 커피를 제공했다면 ‘업무추진비’로 처리가 가능한데요. 비영리 법인의 업무추진비 한도는 수익 사업과 관련된 지출에 대해서만 적용되고요. 기본 한도에 수입 금액 기준 한도를 합산해서 게산해요.

<업무추진비 한도액 = 기본 한도액 + 수익 사업 수입 금액 기준 한도액>

앞서 일반 기업은 1,200만 원, 중소기업은 3,600만원의 한도를 적용 받는다고 했잖아요. 비영리 법인의 경우에도 조세특례제한법상 중소기업 기준을 충족하면 3,600만 원의 한도를 적용 받을 수 있는데요. 법인의 규모에 따른 기본 한도액에, 수익 사업의 수입 금액에 기준 한도를 더하면 돼요.

○ 100억 원 이하 : 수익 사업 수입 금액의 0.3%
○ 100억 원 초과 500억 원 이하 : 3,000만 원 + (100억 원 초과 수익 사업 수입금액)의 0.2%
○ 500억 원 초과 : 1억 1,000만 원 + (500억 원 초과 수익 사업 수입금액)의 0.03%

그럼 예를 들어 볼게요. 수익 사업 수입 금액이 200억 원인 비영리법인(중소기업)의 업무추진비 한도 계산은 어떻게 하면 될까요?

• 기본 한도 : 3,600만 원 (중소기업 기준)
• 수입 금액 기준 한도 : 3,000만 원 + (200억 원 - 100억 원) × 0.2%
= 3,000만 원 + (100억 원) ×0.002
= 3,000만 원 + 2,000만 원 = 5,000만 원
총 접대비 한도 : 3,600만 원 + 5,000만 원 = 8,600만 원

그리고 수익 사업을 하지 않는 비영리 법인의 경우라면요. 비영리 법인이 법인 직원에게 준 커피는 ‘복리후생비’로 처리하면 되는데요. 직원이 업무와 관련된 일로 만난 사람에게 사는 커피 값은 ‘고유목적사업비’에 속해요. 예를 들어, 장학 사업을 위해 장학생을 만나는 자리에서 지출한 커피 값이나 복지 재단의 사회복지사가 봉사자나 후원자와 만나면서 지출한 커피 값은 고유목적사업비에 해당한다는 거죠.

그런데 비영리 법인이 ‘수익사업’과 ‘고유목적사업’을 함께 운용하는 경우도 있을 수 있잖아요. 이럴 때는 수익 사업과 고유목적사업에 공통으로 사용되는 커피 값은 안분 계산하여 처리해야 해요. 만약, 법인의 직원에게 커피를 제공할 경우에는요. 법인의 총 수입 중 수익 사업의 수입이 40%, 고유목적사업 수입이 60%라면, 공통 커피 값의 40%는 수익 사업 비용으로, 60%는 고유목적사업비로 처리하면 돼요. 그리고 고객이나 손님에게 제공한 커피 값은 안분하여 ‘수익사업’의 ‘업무추진비’로 포함해야 하고요.

• 수익 사업 관련 공통 업무추진비 = 총 공통 업무추진비 × (수익사업 수입 금액 / 총 수입금액)

※ '총 수입금액'은 수익 사업 수입 금액과 고유목적사업의 수입 금액을 합산한 금액

Situation 4. 의회에 근무한다면?

의회는 지방자치단체에 속한 기관으로, 일반 영리 법인이나 비영리 법인과는 다른 회계 규정을 적용받아요. 의회의 커피 값 회계 처리는 지방자치단체 예산 회계법 및 관련 지침에 따라 처리하는데요.

의회 사무처 직원에게 제공하는 커피는 복리후생비로 처리할 수 있어요. 뿐만 아니라, 사무실에 상시 비치하는 커피, 음료수 등도 여기에 포함되죠.

그리고 의원이나 공무원이 업무상 외부인을 만나거나, 회의 및 간담회를 진행하면서 발생하는 커피 값은 ‘업무추진비’로 분류되는데요. 의회 의원들이 주민이나 유관 기관 관계자들과 간담회를 열면서 마시는 커피 값은 ‘간담회비’로, 공식적인 회의를 진행하면서 소요되는 커피나 음료수 등은 ‘회의비’로 처리해요. 이 때, 회의록 등 회의 개최 사실을 증명하는 서류가 있어야 하고요.

Situation 5. 텀블러를 제공한다면?

요즘 텀블러를 주는 곳도 많잖아요. 그래서 이런 경우도 생길 거예요. '조세통람' 이라는 회사 로고가 새겨진 텀블러를 자사 직원과 거래처 관계자들에게 선물하는 거죠. 그렇다면 이 텀블러 구입 비용은 어떤 항목으로 처리하면 될까요?

• 직원에게 제공한 텀블러 : 모든 직원에게 균등하게 제공되었으므로 복리후생비!
• 거래처에 제공한 텀블러 : 거래처 관계자에게 개별적으로 제공되었으므로 업무추진비!

👉경비 처리 상황별 분류

✍ 에디터의 한마디

이처럼 지출의 목적과 수혜 대상이 누구냐에 따라 같은 품목이라도 경비 처리 방법이 달라져요. 특히, 여러 목적이 혼재된 상황에서는 각 지출 내역을 명확히 분리하여 증빙을 남기는 것이 가장 중요하다는 점! 명심해야겠죠?

🙋‍♂️글 작성 : 박웅 작가
🙋‍♀️글 검수 : 강효정 세무사